Hallo Wauzi,
ich hab da eine ziemliche feste Vorstellung:

1. Wenn personengebundenes Mailkonto, Weitergabe der Zugangsdaten sehe ich als Verstoß an. Gibt bestimmt Regelungen bei euch im Betrieb wie das zu handeln ist. Viele Mitarbeiter wollen auch nur mit mir sprechen und nur mit mir kommunizieren.

2. Zusätzlich SBV Mail Konto wäre eine Lösung. Da können dann die Stellis in den Verteiler mitaufgenommen werden. Hier müssen aber die rechtlichen Bestimmungen beachtet werden.

3. Wenn du anwesend bist, bist du die Vertrauensperson und dein Stelli. ist nicht im Amt. Im Rahmen des Austausches kannst du zwar die wichtigen Mails an deinen Stelli. weiterleiten. Soweit natürlich eine entsprechende Datenschutzerklärung der betroffenen Personen über die Verwendung und Weitergabe der Daten vorliegt.

Wir handhaben das so:
Ist meine Abwesenheit geplant, so übermittele ich meinen Stelli alle laufenden Vorgänge und mache vorher eine ausgiebige Übergabe.
Lasse mir eine Emailweiterleitung an das Mailkonto meines Stelli. während meiner Abwesenheit einrichten.
Sollte ungeplante Abwesenheit eintreten, hab ich mit der EDV ein Passwort vereinbart und die schalten dann nach Anruf eine Weiterleitung.

Ist alles nicht einfach, wenn man die gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen einhalten muss.

Ich hoffe ich habe es verständlich genug ausgedrückt.

LG
bifavi