Hallo Hilde,

mh, ich stoße mich an dem Ausdruck "Bürokraft". In der modernen Zeit nennt man die freundliche Unterstützerin in allen betrieblichen Belangen "Assistenz".

Wer definiert die Aufgaben? DU

Was soll die Assisstenz z. B. machen?

- Terminkoordination
- PP-Präsentationenl
- Reisewagen bestellen
- Seminare / Fortbildungen bei Dienstreisen auch die Hotels buchen und sich um die Abrechnung kümmern
- Materialbestellungen (z. B. bei der Erstellung von Flyern unterstützen, diese in der Druckerei bestellen, Roll-UPs bestellen)
- sie überacht das CI / CD der SBV entsprechend den Unternehmenvorgaben
- pflegt das Intranet für Dich nach Deinen Vorgaben
- lädt zur SB-Versammlung ein (also macht das Mailing), bucht Räume, kümmert sich um die Technik, - lädt die externen Gäste ein, sowie die Gebärdendolmetscher, usw.
- ist Eure Zeitbeauftragte
- plant mit Dir die GSBV & KSBV Versammlungen, terminiert diese, versendet die Einladungen
- uvm.

Wer hilft Dir dabei dies in eine ordentiche Stellenausschreibung zu integrieren? HR

HR wird auch die Eingruppierung mit Dir festlegen und den Arbeitszeitgrad der Assistentin.

Die Stellenausschreibung läuft dann über HR. Diese erhalten die Bewerbungen und leiten sie an Dich weiter.
HR wird auch eine "Vorselektion" vornehmen und Dich beraten, wer aus ihrer Sicht geeignete Bewerberinnen sind und mit wem Vorstellungsgespräche durchgeführt werden.

Ich muss sagen, die "Vorselektion" - da hat HR auch sehr gut gearbeitet. Ich hatte schon meine Nummer EINS und die ist es auch geworden. War ein tolles Vorgestellungsgepröch und die ist so erfahren und flott, fix und wissend, die denkt mit und wir bekommen immer zu hören: ist schon erledigt!!! Entspannt Euch, ich habe alles im Griff!

Sie kommt sehr gut bei unseren SB´s und GL´s an! Sehr empathisch und auf zack! Wir sind so happy, sie ist ein Profi!!!

Sie ist intern, daher hat sie auch von ihrer letzten Assistenzstelle sehr gute Kontakte und sie ist auch gleichgestellt. Dies ist kein Muss - aber sehr schön für sie und uns alle.

HR sagte im Nachgang auch, die ist fachlich top und auch menschlich, sie passt zu euch und in den Job.

Für uns war es auch sehr wichtig, wir brauchen jemand der sein Fach kann, wir können nicht noch nebenbei ausbilden und alles unterweisen. Wir brauchten jemand der "fertig" ist und den wir nicht noch zu Computerkursen u. ä. schicken müssen.

Darauf musst Du auch achten, Du musst definieren, was Du benötigst.

Viele Grüße und viel Erfolg,

Kasandra