Hallo mietze_katz,

es kommt auf das Beschäftigungsverhältnis an und nicht ob er in einem alten Stand eines Verzeichnisses geführt wird zur Meldung der Ausgleichsabgabe. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Verzeichnis (§ 80 Absatz 1 SGB IX) stets aktuell zu führen. Es dürfte sich um eine Versammlung der Schwerbehinderten handeln und nicht um eine Wahlversammlung. An der Versammlung haben alle im Betrieb beschäftigten schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen, die nach § 94 Abs. 2 SGB IX aktiv wahlberechtigt sind, ein Teilnahmerecht.
Bei einer Wahlversammlung müsste die Dauer der Beschäftigung beim passiven Wahlrecht beachtet werden.

Grundlage für die Zuständigkeit von Beschäftigten ist z.B. im § 95 Absatz 1 Satz 3
Dabei bestimmt sich die Zuständigkeit der Schwerbehindertenvertretung nach der tatsächlich überwiegenden Beschäftigung der betreffenden Arbeitnehmer in dem Betrieb und nicht nach dem Bestehen eines Arbeitsvertrags mit dem Betriebsinhaber (Hess. LAG Beschluss vom 10. Dezember 1992 - 12 TaBVGa 199/92)