SBV Organisation - Forum für die SBV

Hallo zusammen,

aufgrund des Threads "Vertrauensmann behindert die arbeit des 1.Stellvertreters" interessiert mich wie andere SBV Vertretungen das mit der internen Organisation organisieren.

Wie wird es dem nicht aktiven Stellvertreter ermöglicht aktiv Vorgänge beim Ausfall zu übernehmen?

Aktenordner mit Gesprächsprotokollen über welche sich der Stellvertreter schnell ein Überblick verschaffen kann,
IT Technische Lösungen wie z. B. SharePoint,.....
Vergabe von Berechtigungen in EDV Systemen,... das kann ja durchaus dauern bei Ausfällen bis die eingerichtet sind.
Regelmäßige Gespräche,....

Schließlich ist ja ein nicht aktiver Stellvertreter nicht berechtigt auf Wissen und EDV Systeme zuzugreifen.

Gruß

Wurzelkasper

Aktenordner mit Gesprächsprotokollen über welche sich der Stellvertreter schnell ein Überblick verschaffen kann,
IT Technische Lösungen wie z. B. SharePoint,.....
Vergabe von Berechtigungen in EDV Systemen,... das kann ja durchaus dauern bei Ausfällen bis die eingerichtet sind.
Regelmäßige Gespräche,....

Grundsätzlich haben wir durchgesetzt, daß bei allen örtlichen SBV auch die stellvertretenden Vertrauenspersonen vollen Zugriff auf die EDV-Systeme bekommen, an der Umsetzung wird derzeit gearbeitet.

Ansonsten wird gerade intern ein Leitfaden erstellt, wie die Aktenführung erfolgen soll, eine Aktenführung mit speziellem Aufnahmeformular inklusive ausführlicher Gesprächsprotokolle wird gerade erarbeitet, das Aufnahmeformular ist bereits fertig und sammelt alle wichtigen Daten auf einer Seite, die restlichen sind rein für Gesprächsnotizen und Anhänge gedacht.

Schließlich ist ja ein nicht aktiver Stellvertreter nicht berechtigt auf Wissen und EDV Systeme zuzugreifen.

Wo steht das?

Moin Moin,

ich schreibe erst einmal, wie es bei uns geregekt ist. Wir haben durch das Rechenzentrum ein eigene Laufwerk, auf das alle Stellvertreter/innen genau wie die Vertrauensperson Zugriff haben. Somit ist gewährleistet, dass im Mandatsfall, der bei über 500 Schwerbehinderten oft und auch tw. spontan auftritt, die/der Stellvertreter/in Zugriff auf die Akten ect. hat. Zudem sind in einem verschließbaren Schrank in einem verschlossenen Büro, welchesnur der SBV zur Verfügung steht, die Papierakten und Ordner aufbewahrt.

Damit ist sowohl dem Datenschutz als auch der Notwendigkeit bei spontanem Mandatsfall einspringen zu können, Genüge getan.

Außerdem treffen wir uns regelmäßig, um uns über aktuelle Fälle/Angelegenheiten und/oder Termine auszutauschen.

Liebe Grüße

Hendrik

Hallo,

ich schreibe erst einmal, wie es bei uns geregekt ist. Wir haben durch das Rechenzentrum ein eigene Laufwerk, auf das alle Stellvertreter/innen genau wie die Vertrauensperson Zugriff haben. Somit ist gewährleistet, dass im Mandatsfall, der bei über 500 Schwerbehinderten oft und auch tw. spontan auftritt, die/der Stellvertreter/in Zugriff auf die Akten ect. hat. Zudem sind in einem verschließbaren Schrank in einem verschlossenen Büro, welchesnur der SBV zur Verfügung steht, die Papierakten und Ordner aufbewahrt.

Damit ist sowohl dem Datenschutz als auch der Notwendigkeit bei spontanem Mandatsfall einspringen zu können, Genüge getan.

Dem Datenschutz wird somit eben nicht genüge getan. Denn Stellvertreter im ruhenden Mandat haben eben KEIN Recht der Einsicht in Unterlagen. Denn dieses Einsichtsrecht ergibt sich ausschließlich aus einem aktiven Mandat.

--
mfg Monica

Ein Verhinderungsfall ist nicht immer vorhersehbar.
Wie soll denn ein Stellvertreter im Verhinderungsfall die Vertretung übernehmen können, wenn er, so lange der Verhinderungsfall nicht eingetreten ist, ja von nichts wissen darf?

Solange der Vertretungsfall nicht eingetreten ist und er auch nicht zu Aufgaben hinzugezogen wurde, kann er nicht als Schwerbehindertenvertretung handeln, das bedeutet aber nicht, dass er keinen Einblick in Informationen erhalten darf.
Mit der Wahl zum Stellvertreter ist er legimitiert und möglicherweise sogar verpflichtet sich mit der Aufgabe der Schwerbehindertenvertretung vertraut zu machen.

Ein Verhinderungsfall ist nicht immer vorhersehbar.
Wie soll denn ein Stellvertreter im Verhinderungsfall die Vertretung übernehmen können, wenn er, so lange der Verhinderungsfall nicht eingetreten ist, ja von nichts wissen darf?

Solange der Vertretungsfall nicht eingetreten ist und er auch nicht zu Aufgaben hinzugezogen wurde, kann er nicht als Schwerbehindertenvertretung handeln, das bedeutet aber nicht, dass er keinen Einblick in Informationen erhalten darf.
Mit der Wahl zum Stellvertreter ist er legimitiert und möglicherweise sogar verpflichtet sich mit der Aufgabe der Schwerbehindertenvertretung vertraut zu machen.

Hey,
solange er im passiven Mandat ist, hat er sich wie ein normaler Arbeinehmer zu verhalten und schuldet dem AG 100% seiner Arbeitsleistung. Natürlich hat er ein Anrecht auf entspechender, sofortiger Schulung. Aber sich mal so eben zu informieren, was denn so alles an aktuelle Fälle anliegt, ist halt nicht zulässig und kann entsprechend geahndet werden. Mach dich bitte mal mit den entsprechenden Gesetze vertraut. Wo kein Kläger, da kein Richter. Das kann sich aber ganz schnell ändern. Versetzt dich mal in die Denkweise eines AG, dem der BR/SBV sowieso stinkt, der an eine vertrauensvolle Zusammenarbeit nicht interessiert ist und der nach jegliche Möglichkeiten sucht, entsprechend tätig zu werden.

Was macht denn eine neugewählte VP, die vorher überhaupt nichts mit der SBV zu tun hatte., und von heute auf morgen die volle Verantwortung trägt.

VG
Hotte

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Richard v. Weizsäcker:
"Nicht Behindert zusein,ist wahrlich kein Verdienst, sondern ein Geschenk, das jedem von uns jeder Zeit genommen werden kann."

Moin Moin Hotte,

wenn ein Verhinderungsfall eintritt, kann aber die Vetrauensperson unter Umständen die Zugriffsrechte etc. nicht mehr regeln.Ich gebe Dir Recht, in der Arbeitszeit hat ein/e Vertreter/in, die/der nicht herangezogen ist, nicht die Berectigung, sich auszuklinken, um auf das Laufwerk zu gehen. Trotzdem muss gerade für den spontanen Verhinderungsfall der Zugriff auf die Daten vorher geregelt sein.
Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Anhörung eines Schwerbehinderten um 8 Uhr am morgen, nach Sachverhalt Kündigung möglich. Vertrauensperson will den Termin selber wahrnehmen, muss sich aber wegen nächtlicher Magen-Darm-Erkrankung abmelden. Dann muss die/der Vertreter/in wissen, wie er/sie an die Daten kommt!

Schlüssel übergeben geht nicht, da Vertrauensperson nicht vor Ort. Daher hat in unserem Großbetrieb jede/r Stellie einen Schlüssel für das Büro und Zugriffsrechte auf das Laufwerk. Anders ist es bei über 500 Schwerbehinderten, wo immer durch Notfälle, Anhörungen, Gespräche mit Arbeitgeber aufgrund aktueller Vorkomnisse sich Terminverschiebungen ergeben und somit auch Verhinderungsvertretungsfälle jederzeit eintreten können, aus meiner Sicht nicht zu regeln.
Nur die jeweilige Vertrauensperson kann beim Rechenzentrum beantragen, wer Zugriff auf das Laufwerk der SBV haben darf. Dieses ist bei uns nur schriftlich auf einem Formnlatt möglich und kommt somit im spontanen Verhinderungsfall zu spät.

Dass alle Stellies auf die Schweigepflicht hingewiesen wurden, ist selbstverständlich.

Liebe Grüße

Hendrik

Moin Moin Hotte,

Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Anhörung eines Schwerbehinderten um 8 Uhr am morgen, nach Sachverhalt Kündigung möglich. Vertrauensperson will den Termin selber wahrnehmen, muss sich aber wegen nächtlicher Magen-Darm-Erkrankung abmelden. Dann muss die/der Vertreter/in wissen, wie er/sie an die Daten kommt!

Schlüssel übergeben geht nicht, da Vertrauensperson nicht vor Ort. Daher hat in unserem Großbetrieb jede/r Stellie einen Schlüssel für das Büro und Zugriffsrechte auf das Laufwerk. Anders ist es bei über 500 Schwerbehinderten, wo immer durch Notfälle, Anhörungen, Gespräche mit Arbeitgeber aufgrund aktueller Vorkomnisse sich Terminverschiebungen ergeben und somit auch Verhinderungsvertretungsfälle jederzeit eintreten können, aus meiner Sicht nicht zu regeln.

Hendrik

Moin Moin Hendrik,
bei einem Großbetrieb mit über 500 Schwerbehinderte dürfte sich anch meiner Ansicht das Problem des unvorhergesehen fehlende Zugriffs- und Zugangsrecht doch eigebtlich überhaupt nicht stellen. Es sollten doch mindestens die Vertrauensperson und der 1. und 2. Stellvertreter zu 100 % für die SBV Tätigkeit freigestellt sein.

Ich war selber in einem Großbetrieb tätig und für über 400 SB und Gleichgestellte veranwortlich. Wir waren zu zweit zu 100 % freigestellt. Eine völlig überraschende Heranziehung des 2. Stellvetreter, der sich im ruhenden Mandat befand (und damit keine Zugriffsrechte und keine Schlüsselgewalt), war in über 15 Jahre nie erforderlich.
VG
Hotte

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Richard v. Weizsäcker:
"Nicht Behindert zusein,ist wahrlich kein Verdienst, sondern ein Geschenk, das jedem von uns jeder Zeit genommen werden kann."

Schließlich ist ja ein nicht aktiver Stellvertreter nicht berechtigt auf Wissen und EDV Systeme zuzugreifen.

Wo steht das?

Das ergibt sich aus der Festlegung der Freistellungen und dem Datenschutz.
Wie das ja auch schon andere Teilnehmer geschrieben haben.

Das ergibt sich aus der Festlegung der Freistellungen und dem Datenschutz.
Wie das ja auch schon andere Teilnehmer geschrieben haben.

Das Thema Datenschutz zieht da meiner Meinung nach nicht.

Siehe: § 179 Abs. 7 Satz 3 SGB IX (https://dejure.org/gesetze/SGB_IX/179.html#Abs7:S2)

Wenn die SBV gegenüber den Stufenvertretungen nicht mal der Geheimhaltungspflicht (vgl. auch §79 BetrVG) unterliegt, warum sollte sie es gegenüber der stellvertretenden Vertrauensperson?

Grundsätzlich stellt sich mir mittlerweile auch die Frage, wieso so viele Vertrauenspersonen darauf pochen, daß das eine reine "One-Man-Show" sei und ihre Stellvertretung nach Möglichkeit aus allem raushalten wollen. Dann brauchen die eigentlich auch keine Stellvertretung, wenn man das ganze mal überspitzt betrachtet.

Hey,

Wenn die SBV gegenüber den Stufenvertretungen nicht mal der Geheimhaltungspflicht (vgl. auch §79 BetrVG) unterliegt, warum sollte sie es gegenüber der stellvertretenden Vertrauensperson?

Ganz einfach. Die Stufenvertretungen sind im Mandat und die Stellvertreter eventuell nicht.

VG
Hotte

--
Richard v. Weizsäcker:
"Nicht Behindert zusein,ist wahrlich kein Verdienst, sondern ein Geschenk, das jedem von uns jeder Zeit genommen werden kann."

Hallo,

bei uns in der Firma haben auch die Stellvertreter Zugriff auf das Laufwerk bzw. Ordner der SchwB und ich treffe mich regelmäßig oder zumindest vor geplanten Abwesenheiten von mir um diese auf den aktuellen Stand zu bringen.

Gruß Birgit

Hallo zusammen,

aufgrund des Threads "Vertrauensmann behindert die arbeit des 1.Stellvertreters" interessiert mich wie andere SBV Vertretungen das mit der internen Organisation organisieren.

Wie wird es dem nicht aktiven Stellvertreter ermöglicht aktiv Vorgänge beim Ausfall zu übernehmen?

Aktenordner mit Gesprächsprotokollen über welche sich der Stellvertreter schnell ein Überblick verschaffen kann,
IT Technische Lösungen wie z. B. SharePoint,.....
Vergabe von Berechtigungen in EDV Systemen,... das kann ja durchaus dauern bei Ausfällen bis die eingerichtet sind.
Regelmäßige Gespräche,....

Schließlich ist ja ein nicht aktiver Stellvertreter nicht berechtigt auf Wissen und EDV Systeme zuzugreifen.

Gruß

Wurzelkasper

Hey,
gute alte Aktenführung per Akte
- Befunde liegen in Papierform vor
- Arztberichte liegen in Papierform vor
- Prototkolle ( Persolnalgespräch, BEM, usw) liegen in Papierform vor
.- Gesprächsnotizen liegen in Papierform vor
- usw

Daher hatten wir uns gegen das jeweilige Einscannen der Unterlage entschieden und weiterhin die Papierakte geführt. Einscannen hätte auch immer zusätzlichen Aufwand bedeutet
Diese wurden im SBV Büro in verschliessbare Hängeschränke aufbewahrt

Die Erfahrung hat auch gezeigt, das bei plötzlicher Übernahme eines Falles das Einlesen von Papier wesentlich schneller geht, als die Unterlagen am Bildschirm zu lesen.

VG
Hotte

--
Richard v. Weizsäcker:
"Nicht Behindert zusein,ist wahrlich kein Verdienst, sondern ein Geschenk, das jedem von uns jeder Zeit genommen werden kann."

Ich sage erst mal allen Antworter/innen :-) vielen Dank.

Dann will ich auch mal konkreter schreiben wir das bei uns gehandhabt wird.

Ich bzw. wir handhaben das auch so das alle Stellvertreter auf die Systeme Zugriff haben und wissen wie sie zugreifen müssen wenn der Vertretungsfall eintritt. Und Ihnen ist auch klar das ein Zugriff nicht korrekt ist wenn sie nicht jeweils im Amt sind.

Da wir über verschiedene Standorte verteilt sind haben wir eine elektronische Plattform auf Scharepoint und eine Sammelmailbox.

Allerdings tauschen wir uns nicht regelmäßig über die Fälle aus wegen Datenschutzgründen. Es gibt nur eine Übergabe vor einer geplanten Abwesenheit.

Moin,

als Stellvertreter bin ich in die Arbeit eingebunden (250 Personen s+g). Bei planbaren Abwesenheiten gibt es eine Übergabe mit Hinweisen auf anliegende Fälle und anstehende Termine. Umgekehrt mache ich mir Notizen in Vertretungszeiten, um bei der planbaren (Rück-) Übergabe berichten zu können, was in der Zeit passiert ist.

Sollte der schlimmste Fall einher "spontanen" Vertretung eintreten, so liegt der Terminkalender auf dem Schreibtisch der SV. Einen Schlüssel für den Aktenschrank habe ich. Und über die laufenden Fälle bin ich dank der Vertrauensperson so weit informiert, dass ich grob den aktuellen Sachstand zur Fallakte habe. Spannend ist die Frage, wie lange die "spontane" Vertretung dauert. Kurzfristig kann ich unter Umständen Termine oder Gesprächsrunden mit oder zu einzelnen Personen schieben. Dauert es länger und ich bekomme keinen Input meiner Vertrauensperson per Telefon oder Mail, bleibt nur der gekonnte Sprung vom 10-Meter-Brett in das eiskalte Wasser. ;-)

Unsere Schwachstelle ist die EDV. Ein eigenes Laufwerk sieht der nächste Stufenvertreter als nicht notwendig an. Muster oder Entwürfe des Anderen kann der Gegenpart somit nicht abrufen und nutzen.
Und wenn die lieben Kolleginnen und Kollegen die abwesende Person persönlich per Mail anschreiben und nicht die Sammeladresse nutzen, so kann der Gegenpart auf diese Anfragen / Antworten ebenfalls nicht reagieren. Und nur bei planbarer Abwesenheit ist ein Abwesenheitsanzeiger eingestellt!! Hier arbeiten wir schon seit Jahren gegen die Windmühlen der Gewohnheit.

Und im "allerschlimmsten" Fall, dass wir beide fehlen, kann der Pförtner auf unsere Bitte per Telefon den Raum öffnen und das Telefon an den Betriebsrat umstellen, damit wenigstens auf diesem Wege nicht alle Anfragen im Nichts verschwinden.

Aus meiner Sicht ist es in Vertretungszeiten wichtig, wie eng die Vertrauensperson mit der Stellvertretung zusammenarbeitet und diese informiert. Ist das Verhältnis gut und die Vorgehensweise in Einzelfällen bekannt, kann mensch problemlos eine Vertretung übernehmen. Ist die Vertrauensperson streng nach Gesetz nur allein tätig und gibt nichts an die Stellvertretung weiter, so kann es für die Arbeit und das Ansehen der SV bei "ungeplanten" Abwesenheiten schnell für alle Betroffenen schwierig werden.
Derartige Fälle wurden schon im Forum mit ihrer negativen Seite angesprochen.

Gruß von der Watrerkant
KaivonderKüste

Einbindung der Stellvertreter

Nun, wer mit der Gesetzeslage vertraut ist, der dürfte sicherlich wissen, dass in Betrieben mit über 200 Schwerbehinderten bereits vor den Änderungen durch das BTHG das Recht bestand den 1. und den 2. Stellvertreter zu bestimmten Aufgaben ständig heranzuziehen.
Mit dem Inkraftreten der 1. Reformstufe des BTHG kann seit dem 30.12.2016 in Betrieben mit mehr als 500 Schwerbehinderten somit völlig problemlos der 1. bis 5. Stellvertreter zu den Aufgaben der Schwerbehindertenvertretung herangezogen bzw. miteingebunden werden. Hierüber muss der Arbeitgeber lediglich "unterrichtet" werden.
Quelle: § 178 Absatz 1 Satz 4,5 SGB IX

Was ich überhaupt nicht nachvollziehen kann, wenn man wie hier vereinzelt geschildert, anstatt die gesetzlichen Möglichkeiten zu Nutzen und seine Stellvertreter nach Möglichkeit mit in das Amt einzubinden, diese versucht nach Möglichkeit vom Amt fernzuhalten.
(siehe auch die Diskussion zu "Vertrauensmann behindert die Arbeit des 1.Stellvertreters")
Die in diesem Beitrag geschilderte Vorgehensweise der Nichteinbindung des 1. Stellvertreters in einem Betrieb mit über 300 Schwerbehinderten halte ich für vollkommen daneben!

Datenschutz

Zumindest für mich und zum Glück auch für einige andere stellt sich bei einer "ständigen" Heranziehung der Stellvertreter nicht die Frage nach einem datenschutzrechtlichen Zwang die Unterlagen vor dem Zugang der ständig herangezogenen Stellvertreter schützen zu müssen. Wenn diesbezüglich aber jemand dagegenstehende Fundstellen kennt, dann würde es sicherlich diese Diskussion bereichern diese zu benennen.

Anders sieht es nach meiner Auffassung nur bei einer "einmaligen und fallbezogenen" Verhinderungsvertretung in Betrieben unter 100 Schwerbehinderten aus. Hier ist es sicherlich vollkommen ausreichend dem 1. Stellvertreter nur die für den konkreten Fall benötigten Unterlagen auszuhändigen.

Jedoch ist in Betreiben mit weniger als 100 Schwerbehinderten auch der Fall zu berücksichtigen, dass es sich auch mal um eine vorher nicht bekannte fallbezogene Verhinderungsvertretung handeln könnte.
Dabei ist es völlig unerheblich, ob diese Verhinderungsvertretung unvorhergesehen durch eine plötzliche Erkrankung erforderlich ist oder bei einer geplanten Abwesenheit durch Urlaub einfach nicht ausgeschlossen werden kann.
Da hier im Vorherein nicht bekannt ist, für welche Angelegenheiten die Verhinderungsvertretung erforderlich ist, muss eine Regelung getroffen sein, wie der Stellvertreter im Amt auf "alle" Unterlagen der Schwerbehindertenvertretung zugreifen kann, wenn die Vertrauensperson unvorhergesehen abwesend ist und somit auch keine Schlüsselübergabe möglich ist.
Bei einer Verhinderung der Vertrauensperson ruht die Schwerbehinderungsvertretung nicht, sondern wird per Gesetz durch den Stellvertreter wahrgenommen (§ 177 Absatz 1 Satz 1 SGB IX).
Die Schwerbehindertenvertretung ist ein Amt, das jetzt zwar nur von einer Person wahrgenommen wird, aber keine One-Man-Show, die bei einer Verhinderung dieser Person unbesetzt ist, bis der Showmaster wieder zurück ist.

In Bezug auf den Datenschutz bzw. des Schlüssels zum Schrank mit den Unterlagen verhält es sich analog zum Generalschlüssel des Hausmeisters, der darf diesen auch nicht nutzen, um am Wochenende irgendwelche Unterlagen in den Büros der Personalabteilung lesen zu können.

Abstimmungserfordernis

Die Abstimmung vor oder auch nach einer Verhinderungsvertretung zwischen Vertrauensperson und Stellvertreter, d.h. der derzeitig im Amt befindlichen Person und der Person die noch nicht oder nicht mehr im Amt ist, stellt für mich in keinster Weise einen Arbeitszeitbetrug dar. Wer hier anderer Meinung sein sollte, der hat sicher gute Chancen demnächst von einer Arbeitgebervertretung zur Schwerbehindertenvertretung des Jahres gewählt zu werden.

"Die Heranziehung zu bestimmten Aufgaben schließt die Abstimmung untereinander ein." § 178 Absatz 1 Satz 6 SGB IX

Auch wenn jetzt hier nur von einer Heranziehung und nicht von einer Verhinderungsvertretung die Rede ist, so unterscheidet sich die Heranziehung in ihren inhaltlichen Abstimmungserfordernissen nicht von einer Verhinderungsvertretung. Einzig und allein der Anlass bzw. Grund für diese Tätigkeit ist ein anderer und auch die Notwendigkeit zur Abstimmung ist nur fallweise und somit meist weniger häufig erforderlich.
Hier kann der Gesetzestext schon auch entsprechend ausgelegt werden.

Hallo SFliege,

Einbindung der Stellvertreter
Die in diesem Beitrag geschilderte Vorgehensweise der Nichteinbindung des 1. Stellvertreters in einem Betrieb mit über 300 Schwerbehinderten halte ich für vollkommen daneben!

Das stimmt ja alles. Doch es ging NUR um die Rechtslage und nicht um Empfinden und/oder Möglichkeiten sowie das rechtlich nicht zu beanstandende Handeln der Vertrauensperson! Denn daneben findest Du nicht im Gesetz. Dieses könnte und sollte dann aber ein Thema bei der nächsten Wahl sein und der Frage, wollen wir wieder diese Vertrauensperson?

--
mfg Monica

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