in Ergänzung zur Bernhards Antwort:
So wie Du es schilderst, handelt es sich um die übliche Vorgehensweise in NRW, und zwar sowohl beim LWL- als auch beim LVR-Integrationsamt.
Zum ablauf: Der AG wird mit Bewilligungsbescheid aufgefordert, halbjährlich (ohne weitere Aufforderung!) Entgeltnachweise an das Integrationsamt zu senden, welches dann die Auszahlung dieses Nachteilsausgleiches gewährt.
Weiterhin ist die formal erste Bewilligung eines Minderleistungsausgleiches üblicherweise zeitlich auf 12 bzw. 24 Monate befristet.

Gruß
VB

normaler Weise bekommt dann der AG zügig das Geld auf das Konto. Doch rede einfach einmal mit dem SB des für Deinem Betrieb zuständigen IA, wie es bei Ihnen auch zeitlich abläuft.

Weiter gibt es die Mittel immer nur für einen gewissen Zeitraum und müssen dann neu beantragt bzw die Verlängerung der Bewilligung beantragt werden.

Auch dieses und was sonst zu beachten ist, immer am besten mit dem zuständigen Leistungsträger klären.