Wenn dein AG vermehrt auf online Bewerbungen setzt, sollte er sich darüber mal Gedanken machen

VG
Hotte

woraus bestehen denn deine Bedenken? Die vielzahl der Empfänger, oder der "weiterversand" der Mails?

Hallo,

ich weiß nicht, wie es bei Euch bisher läuft. Bei uns war es so, dass die Personalabteilung die Bewerberunterlagen zusammengestellt haben und dann konnten die entsprechenden Personen die Bewerbermappen duschsehen, d.h. erstens wusste man da genau, wer war an den Mappen, zweitens war eine Vevielfältigung schwierig. Nun per Mail ist das doch kaum noch nachzuvollziehen, an wen diese Unterlagen weitergereicht werden.
Zudem muss nun jeder Betroffene alle Unterlagen ausdrucken - welch eine Papier- und Druckerfarbenverschwendung!

Das Mailsystem kann so konfiguriert sein, das die Mails im Intranet bleiben. Das lässt sich aber über die Internetkopfzeilen der Mail nachvollziehen.

...kann...ist aber nict, daher m. E. keine Kontrolle mehr.
Ich wollte hier jetzt auch nicht dramatisieren, eher nachfragen, ob heute üblich und wenn nicht, mal auf die Gefahren hinweisen.
Ich habe mich bei uns jetzt dagegen ausgesprochen und erreicht, dass hier die Personalabteilung die Unterlagen wieder ausdruckt und nur an entsprechende Personen weitergibt.
Danke für Eure Beiträge und noch eine stressfreie Restwoche.
sedov

Hallo,

Outlook hat verschiedene Freigabeoptionen für die Einsicht von Mails durch Dritte.
Je nach Optionsstufe können derartige Unterlagen dann durchaus von Dritten mitgelesen werden.

Meinst du z. B. für Vertretungssituationen, damit dem/den Vertreter/n ein Zugriff ermöglicht wird?

Sofern die Aufgabe nicht ausschließlich aus Personalangelegenheiten besteht (was in der Regel bei nicht freigestellten BR/PR/SBV der Fall ist bzw. bei Abteilungsleitern usw, die im Einzelfall mitwirken), ist für diese Zwecke ein gesondertes Postfach einzurichten, auf das die Regelvertreter keinen Zugriff haben.

Eine andere Lösung, die dem Datenschutz als auch den betrieblichen Vertretungsinteressen Rechnung trägt, fällt mir nicht ein.

Outlook hat verschiedene Freigabeoptionen für die Einsicht von Mails durch Dritte.
Je nach Optionsstufe können derartige Unterlagen dann durchaus von Dritten mitgelesen werden.

Hallo zusammen,

bei uns werden neuerdings komplette Bewerberunterlagen, welche bei der Personalabteilung online eingehen, an alle betroffenen Personen, welche mit dem entsprechendem Bewerberverfahren zu tun haben, per Email versendet.
Das wären u. a. Personalrat (allg. Zugang haben alle org.PR-Mitglieder), SBV, Amtsleitung, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter welche das Bewerbungsverfahren begleiten.
Ich habe da so meine Bedenken bzgl. Datenschutz.
Da die Online-Bewerbungen ja immer häufiger werden, möchte ich mich einfach ein wenig schlau machen. Mich stört es einfach, dass alle kompletten Unterlagen quer durchs Haus geschickt werden und niemand mehr die Kontrolle darüber hat, wo sie letztendlich bleiben oder landen.

Hier verstehe ich deine Sichtweise nicht.

Die Bewerbungsunterlagen werden doch nicht quer durch das Haus geschickt, sondern offenbar zielgerichtet an die mit dem jeweiligen Bewerbungsverfahren betrauten Personen. Diese Personen unterliegen in der Regel der Verschwiegenheit und sind nicht befugt, Unterlagen aus dem Verfahren an Dritte weiterzugeben.

Von daher erkenne ich jetzt nicht den Unterschied zwischen digitaler Weiterleitung an die einzelnen Personen bzw. der Zusendung von Kopien von Bewerbungen.

Ein Versand via Outlook an interne Empfänger bedeutet nicht automatisch, das die Mail beim Absender raus aus dem Unternehmen gehen und beim internen Empfänger wieder ins Unternehmen reinkommen. Das Mailsystem kann so konfiguriert sein, das die Mails im Intranet bleiben. Das lässt sich aber über die Internetkopfzeilen der Mail nachvollziehen.

Rein theoretisch können die Daten natürlich auch im internen Netz von einer unbefugten Person abgefangen werden. Dies ließe sich nur mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vermeiden. Im Falle von extern eingehenden Bewerbungen aber auch völlig überflüssig, weil die (unverschlüsselt zugesandten) Unterlagen beim Eingang ja bereits abgegriffen werden könnten.

Letztendlich sehe ich hier aber eher den Datenschutzbeauftragten gefragt. Die Problematik stellt sich nicht nur beim internen Versand von Bewerbungsunterlagen sondern grundsätzlich bei interner Kommunikation, die schützenswerte Daten enthält.

woraus bestehen denn deine Bedenken? Die vielzahl der Empfänger, oder der "weiterversand" der Mails?
Ein Versand via Outlook an interne Empfänger bedeutet nicht automatisch, das die Mail beim Absender raus aus dem Unternehmen gehen und beim internen Empfänger wieder ins Unternehmen reinkommen. Das Mailsystem kann so konfiguriert sein, das die Mails im Intranet bleiben. Das lässt sich aber über die Internetkopfzeilen der Mail nachvollziehen.

VG
Hotte

da hätte ich auch Bedenken. Niemand kann nachvollziehen über welche Stationen so eine Mail läuft, das muss eben nicht nur intern passieren.

Sinnig wäre ein Verschlüsselungssystem einzuführen. es gibt da Softwarelösungen oder noch besser Hardware also meist Karten mit einem passenden Chip.

über Outlook ohne Verschlüsselung.
Daher habe ich ja Bedenken.
Gruß sedov

Hallo zusammen,

bei uns werden neuerdings komplette Bewerberunterlagen, welche bei der Personalabteilung online eingehen, an alle betroffenen Personen, welche mit dem entsprechendem Bewerberverfahren zu tun haben, per Email versendet.
Das wären u. a. Personalrat (allg. Zugang haben alle org.PR-Mitglieder), SBV, Amtsleitung, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter welche das Bewerbungsverfahren begleiten.
Ich habe da so meine Bedenken bzgl. Datenschutz.

Hallo,

da hätte ich ebenfalls Bedenken. Jetzt aber mal zwei Gegenfragen:

1. Werden die Daten nur im Intranet zugängig gemacht oder ganz normal über Outlook bzw. ein anderes Mailprodukt versandt?

2. Werden die Daten verschlüsselt, zum Beispiel mittels einer Verschlüsselungskarte oder einer Software?

bei uns werden neuerdings komplette Bewerberunterlagen, welche bei der Personalabteilung online eingehen, an alle betroffenen Personen, welche mit dem entsprechendem Bewerberverfahren zu tun haben, per Email versendet.
Das wären u. a. Personalrat (allg. Zugang haben alle org.PR-Mitglieder), SBV, Amtsleitung, Abteilungsleiter, Sachbearbeiter welche das Bewerbungsverfahren begleiten.
Ich habe da so meine Bedenken bzgl. Datenschutz.
Da die Online-Bewerbungen ja immer häufiger werden, möchte ich mich einfach ein wenig schlau machen. Mich stört es einfach, dass alle kompletten Unterlagen quer durchs Haus geschickt werden und niemand mehr die Kontrolle darüber hat, wo sie letztendlich bleiben oder landen.
Kann mir jemand weiterhelfen, wo ich darüber etwas finde oder ob ich grundsätzlich falsch liege.
Danke