Forum für die SBV - Allen herzlichen Dank

Allen herzlichen Dank (Antwort)

Luculus — Fri, 15 Jan 2021 17:51:55 +0000

da sind einige interessante Beiträge dabei
Freue mich

Nachtrag - ÖD-Aktenplan (Antwort)

der Nordfriese — Mon, 11 Jan 2021 07:24:12 +0000

Hallo,
ich habe auch für die MA eigene Ordner, habe aber zusätzlich die Nomenklatur der Dateibezeichnungen auf meine Bedürfnisse angepasst.
Ich habe Abkürzungen für die jeweiligen Vorgangsarten
meine Datei Bezeichnungen sehen wie folgt aus:
Vorgangsart_Name des MA_Datum, wobei das Datum im Format JJJJ_MM_TT geschrieben wird.
So erreiche ich, das meine Dateien Chronologisch Fortlaufend sind und ich über die Suchfunktion des Windows-Explorers, wenn ich den Namen des MA eingebe, alle Dokumente finde.

Nachtrag - ÖD-Aktenplan (Antwort)

Hendrik1 — Fri, 08 Jan 2021 14:41:33 +0000

Moin Moin Hotte

es gibt eine Akte Hugo Meier und in dieser Akte die genannten Ordner,

Die Struktur ist fest angelegt und wird mit der Akte automatisch mit eingefügt (Musterakte).

Liebe Grüße

Hendrik

ÖD-Aktenplan (Antwort)

Hendrik1 — Fri, 08 Jan 2021 14:39:19 +0000

Moin Moin Luculllus,

oki ich dachte Du meintest die Schwerbehindertenakten ...

ich würde immer übersichtlich arbeiten mit Ober und Unterordnern:

Beispiel Ordner Schriftverkehr
Unterordner:
Schriftverkehr Personalmanagement
Schriftverkehr Präsidium
Schriftverkehr Stellvertreter*innen
Schriftverkehr Personalrat
Schriftverkehr Integrationsamt
Schriftverkehr Schiessmichtot und sonstige

Ordner Ausschüsse:
Unterordner:
Wirtschaftsausschuss
Arbeitsschutzausschuss
usw.. dort Protokolle chronologisch ablegen
ggf. bei viel Aktivität Jahresunterordner

Ordner SBV Wahlen
Unterordner:
SBV Wahl 2018
SBV Wahl 2014

Ordner Stellenausschreibungen
Unterordner 2021
Unterordner Stellenausschreibungen Januar 2021
Stellenausschreibungen Februar 2021 usw..
In diesen dann die einzelnen Ausschreibungen als jeweils einen Unterordner

so wenig wie möglich Ordner auf der ersten Fläche, damit es Übersichtlich bleibt.
.
So würde ich mit allen Punkten verfahren.

Liebe Grüße

Hendrik

Nachtrag - ÖD-Aktenplan (Antwort)

Hotte — Fri, 08 Jan 2021 14:36:24 +0000

Hallo Hendrik,
oder muss ich das so verstehen, das es einen Hauptordner Hugo Meier gibt. Innerhalb von diesem Hauptordner gilt dann die von dir angebene Gliederung?
VG
Hotte

ÖD-Aktenplan (Antwort)

Hotte — Fri, 08 Jan 2021 14:29:48 +0000

Moin Moin Lucullus,

wir haben Onlineakten, selbstgestrickt
1. Schwerbehinderung
2. Gleichstellung
3. BEM
4. Personalrechtliches
5. Hilfestellungen der Rehabilitationsträger und des Integrationsamts
6. Sonstiges

In 1. Unterordner;:
Bescheide
Erstantrag
Folgeantrag
Mitteilungen des Personalmanagements

In 2. Unterordner
Bescheide
Antrag
Stellungnahme der SBV
Mitteilungen des Personalmanagements

In 3.
BEM Gesprächsprotokolle
Betriebsärztliche Einsatzbreite und sonstige ärztliche Stellungnahmen
Protokolle der Wiedereingliederung (Reflelxionsgespräch)

In 4.
Arbeitsvertrag
Personalrechtliche Maßnahmen mit allen Stellungnahmen (Kündigungen, Abmahnungen usw.)

In 5. Unterordner
Rehabilitationsträger
- Rentenversicherung
- Krankenkasse
- Agentur für Arbeit

Integrationsamt
- Begleitende Hilfen im Arbeitsleben
- Minderleistungsausgleich

In 6.
Alles, was nicht zu 1-5 gehört

Unsere Papierakten sind nach dem identischen Muster aufgebaut

Wir nutzen ganz normale Ordner, ohne ein spezielles Programm.

Liebe Grüße

Hendrik

Hallo Hendrik,
jetzt muss ich eine Verständnisfrage stellen:
Ihr habt den Mitarbeiter Hugo Meier.
Dieser ist schwerbehindert. Also die entsprechenden Unterlagen im Unterordner 1 zu finden
Da es ein BEM Verfahren mit Hugo Meier gibt, sind die entsprechenden Protokolle im 3.Unterordner
Seine Abmahnung ist dann im Unterordner 4 ?
VG
Hotte

ÖD-Aktenplan (Antwort)

Luculus — Fri, 08 Jan 2021 13:03:17 +0000

Hallo und vielen Dank für den ausführlichen Plan
Ich habe halt echt viel "Dokumente" auch für Arbeitsschutzausschüsse und nehme auch an eigentlich allen Personalratsausschüssen teil und auch an fast allen Verwaltungsarbeitsgruppen.... dann natürlich Wahlen, SB-Versammlungen, Digitalisierung, Softwareeinführungen, Barrierefreiheit in Gebäuden usw.

ÖD-Aktenplan (Antwort)

Hendrik1 — Fri, 08 Jan 2021 08:54:09 +0000

Moin Moin Lucullus,

wir haben Onlineakten, selbstgestrickt
1. Schwerbehinderung
2. Gleichstellung
3. BEM
4. Personalrechtliches
5. Hilfestellungen der Rehabilitationsträger und des Integrationsamts
6. Sonstiges

In 1. Unterordner;:
Bescheide
Erstantrag
Folgeantrag
Mitteilungen des Personalmanagements

In 2. Unterordner
Bescheide
Antrag
Stellungnahme der SBV
Mitteilungen des Personalmanagements

In 3.
BEM Gesprächsprotokolle
Betriebsärztliche Einsatzbreite und sonstige ärztliche Stellungnahmen
Protokolle der Wiedereingliederung (Reflelxionsgespräch)

In 4.
Arbeitsvertrag
Personalrechtliche Maßnahmen mit allen Stellungnahmen (Kündigungen, Abmahnungen usw.)

In 5. Unterordner
Rehabilitationsträger
- Rentenversicherung
- Krankenkasse
- Agentur für Arbeit

Integrationsamt
- Begleitende Hilfen im Arbeitsleben
- Minderleistungsausgleich

In 6.
Alles, was nicht zu 1-5 gehört

Unsere Papierakten sind nach dem identischen Muster aufgebaut

Wir nutzen ganz normale Ordner, ohne ein spezielles Programm.

Liebe Grüße

Hendrik

ÖD-Aktenplan (Antwort)

Luculus — Thu, 07 Jan 2021 21:32:32 +0000

Hallo und vielen Dank für deine Antwort. Im Moment habe ich sowohl Officedokumente in Dateiform aber auch noch in Papier. Bisher kann ich leider nur im Dateisystem (winexplorer) auf meinem Serverspace ablegen. Ich würde gern irgendwann auf unser Dokumentenmanagementsystem umstellen. Dafür brauchts aber eine Struktur und daher suche ich nach Methoden der Struktur.

ÖD-Aktenplan (Antwort)

albarracin — Thu, 07 Jan 2021 11:10:41 +0000

Hallo,

der Aktenplan an sich ist nicht entscheidend, sondern das Programm, mit dem die Daten gespeichert werden.

Für eine SBV bietet der Markt nichts Spezielles. Als relativ "große" SBV ist es uns gelungen, unseren AG dazu zu bewegen, ein (relativ teures) Programm anzuschaffen, das eigentlich spezialisiert ist für Betriebsärzte und Arbeitsschutz und derzeit quasi als Pilotprojekt vom Anbieter auf unsere Bedürfnisse angepasst wird. Ab dem Roll-out ca. Ende Januar sind wir dann klüger, ob es tatsächlich den erhofften Mehrwert bringt. Meines Wissens kann für dieses Programm auch eine Sprachsteuerung bzw. Vorlesefunktion aktiviert werden, ich bin mir da aber nicht ganz sicher. Falls Du willst, kann ich Dir den Anbieter mitteilen.

ÖD-Aktenplan

Luculus — Tue, 05 Jan 2021 12:41:03 +0000

Hallo ihr Lieben und erst einmal ein frohes neues Jahr.
Rund um den Jahreswechsel räumt man ja mal so auf und sortiert, macht Ablage...
Nun, ich beschäftige mich schon länger mit dem Thema Aktenplan. Ich komme nicht aus der Verwaltung sondern aus dem handweklich-technischen Bereich daher hab ich nicht sooo viel Ahnung davon. DIe KGSt (Kommunalgesellschaft) führt in Musteraktenplan keine SBV auf (gehört ja auch nicht in die Struktur.
Aber vielleicht hat ja jemand sowas schon mal selbst zusammengestellt und wäre bereit hier Anregungen zu geben

Bin grade dabei meine Bereiche zu analysieren um dann hoffentlich irgendwann ein DMS zu haben mit dem auch blinde Stellis arbeiten können...