Einverständnis, Datenschutz

Hallo zusammen,
gibt es ein Formular, welches man dazu benutzen kann, vom Klienten eine Einverständniserklärung (Unterschrift) zum Anlegen einer Kartei und Verwendung der Daten für z. B. Förderungen, BEM etc. zu bekommen? Ich finde hierzu nichts im Netz. Das einzige ist z. B. ein Einverständnisformular nur für BEM.
Liebe Grüße

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Gruß Siggi

Einverständniserklärung (Unterschrift) zum Anlegen einer Kartei und Verwendung der Daten?

Hallo Siggi, der Begriff Schwerbehindertenkartei kommt in dem neuen BIH-Fachlexikon 2018 gar nicht mehr vor, auch keine Formularvorlage mehr für diese Kartei zum Herunterladen. Daher eventuell mal beim Integrationsamt nachfragen. Würde mich auch brennend interessieren.

Gruß,
Cebulon

Das könnte so aussehen:
Hiermit willige ich ein, dass die Schwerbehindertenvertretung zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach § 178 SGB (Sozialgesetzbuch) IX, insb. zur Unterstützung bei der Stellung von Anträgen bzw. bei der Korrespondenz mit Behörden, meine Unterlagen (Kopien von z.B. dem Feststellungsbescheid, des SB-Ausweis, des Gleichstellungs-bescheides) kopieren, ablegen und speichern darf. Dazu können auch besondere Arten personenbezogener Daten nach Art. 4 Nr. 13-15 i.V.m Art. 9 DS-GVO (speziell Gesundheitsdaten) gehören.

Die Schwerbehindertenvertretung, inklusive der Assistenz, ist zur Verschwiegenheit über meine Daten verpflichtet. Dies gilt auch gegenüber der Unternehmensleitung und gegenüber dem Personalbereich.

Die erhobenen Daten sowie die darauf basierenden Arbeitsergebnisse werden in Papierform und/oder in elektronischer Form bei der Schwerbehindertenvertretung archiviert. Sie sind gegen unbefugten Zugriff gesichert und werden unter Verschluss aufbewahrt.

Die Bereitstellung meiner Unterlagen erfolgt freiwillig. Ich kann diese Bereitstellung widerrufen……gegenüber (E-Mailadresse). Mir ist bekannt, dass ich Auskunft und Berichtigung über meine gespeicherten Unterlagen verlangen kann. Desweiteren kann ich die Löschung oder die Rückgabe der zur Verfügung gestellten Unterlagen verlangen. Mir steht auch ein Beschwerderecht gegenüber der Aufsichtsbehörde zu.

Protokolle aus einem eventuell laufendem BEM Prozess werden nicht den Unterlagen hinzugefügt.

Sollte ein GdB von weniger als 30 erteilt werden, oder eine Gleichstellung nicht positiv beschieden werden, werden die gesammelten Unterlagen nach einer Frist von 2 Jahren seitens der SBV qualifiziert vernichtet. Das gleiche gilt für ggf. elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten.

Ort, Datum Unterschrift

Hallo Wauzi32,
das ist eine sehr ausgefeilte Einwilligungserklärung. Darf ich die aufnehmen und anwenden?

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Gruß Siggi

klar

Vielen herzlichen Dank

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Gruß Siggi

Hallo Wauzi32,
ich habe die Einwilligung zur Erhebung von persönlichen Daten unserem Datenschutzbeauftragten vorgelegt, da wir der kirchlichen Datenschutzrichtlinie (KDR) unterliegen; nicht nur das, sondern sogar der kirchlichen Datenschutzrichtlinie der Ordensgemeinschaften (KDR-OG).
Da ist der Art. 4 Nr. 13-15 i.V.m. Art. 9 DSGVO unter dem § 11 zusammen gefasst.
Mit dieser Änderung werde ich diese Einwilligung gerne verwenden.
Vielen Dank noch einmal für deine Mühen.

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Gruß Siggi

Darf ich die auch nutzen?
Gruß Karin

Hallo Wauzi, schon bekannt?

ZB 03/2019: „Die Sammlung von Daten ohne besonderen Anlass – zum Beispiel für eine Schwerbehindertenkartei – ist mittlerweile unzulässig.“

Gruß,
Cebulon

Hallo Cebulon,
vielen Dank für die Antwort.
Hier bei KomSem gibt es unter A-Z ein Karteiblatt für die Schwerbehindertenkartei als pdf und word und eine Access-Datei mit Karteiblatt. Ich selbst benutze ein selbst kreiertes Karteiblatt, dass ich als Erstgespräch mit anschließender fortlaufenden Gesprächsdokumentation nutze.
Auf Nachfrage beim Integrationsamt konnte man mir in Bezug auf Datenschutz wegen Vorlage Einwilligung zur Erhebung von Daten nicht weiterhelfen. Bislang galt das mündliche Einverständnis des Klienten. Das Integrationsamt meinte allerdings auch, dass diese mündliche Einverständnis vor Gericht nicht zu beweisen wäre und eine Unterschrift sinnvoll wäre. Eine Vorlage konnte man mir nicht empfehlen.

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Gruß Siggi

Auch wenn es die Beweisbarkeit erhöht erkläre ich lieber mündlich und warte bis der erste mich verklagt :-|
Erstmal sind das zwei Blätter mehr (einen für den Kollegen eines mit Unterschrift für mich), außerdem sitzt da ja ein meist ein ziemlich verzweifelter Mensch vor mir und dem möchte ich nicht als erstes einen Wisch unter die Nase halten. Es muss aber auch jeder selbst ein Gefühl dafür haben, wie groß das Vertrauen ist. Es gibt durchaus Leute deren Unterlagen ich nicht aufbewahren würde :-P andere sind aber heilfroh, dass es bestimmte Kopien bei mir auch nach längerer Zeit noch gibt ;-)

Hallo Luculus,
danke für die Stellungnahme.
Grundsätzlich bin ich auch deiner Meinung. Vielleicht kommt es auch ein bisschen auf die Größe des Betriebs an und wie gut man die Mitarbeiter kennt - Vertrauen gegen Vertrauen - .
Es gibt aber auch den ein oder anderen, wo man vorsichtig sein sollte, wie du sinngemäß sagst, Fingerspitzengefühl haben. Eigentlich sind die Mitarbeiter dankbar, wenn man ihnen behilflich ist.

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Gruß Siggi

Hier bei KomSem gibt es unter A-Z ein Karteiblatt für die Schwerbehindertenkartei als pdf und word und eine Access-Datei mit Karteiblatt.

Hallo Siggi, schon bekannt?

ZB 03/2019: „Die Sammlung von Daten ohne besonderen Anlass – zum Beispiel für eine Schwerbehindertenkartei – ist mittlerweile unzulässig.“

Gruß,
Cebulon

Hallo,

ZB 03/2019: „Die Sammlung von Daten ohne besonderen Anlass – zum Beispiel für eine Schwerbehindertenkartei – ist mittlerweile unzulässig.“

Diese Aussage/ Rechtsauslegung des IA halte ich für falsch. Denn diese Kartei benötigt die SBB für ihre gesetzliche Aufgaben. Sie bekommt die Liste der Schwerbehinderten ja auch vom AG.

Es ist weiter ja keine Datensammlung OHNE besonderen Anlass. Daher legt das IA hier die Datenschutzverordnung falsch aus.

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mfg Monica

Es ist weiter ja keine Datensammlung OHNE besonderen Anlass.

Hallo Monica, was ist denn Deiner Ansicht nach der konkrete, besondere Anlass, wenn generell für alle sbM eine Schwerbehindertenkartei angelegt wird – über die Daten im Verzeichnis nach § 163 SGB IX hinaus? Gemäß Ansicht der BIH war auch bereits vor der DSGVO 2018 eine „anlasslose“ Vorrats-Datensammlung (über § 163 SGB IX hinaus) unzulässig.

Gruß,
Cebulon

Hallo,

die Daten des Fbl Schwerbehindertendatei decken sich mit denen des Verz. § 163. Nur haben diese den entscheidenden aber wichtigen Unterschied, dass diese stets aktuell sind. Das Verz. §163 erstellt der AG ja nur idR 1 x im Jahr.

Damit fehlen aber wegen des ggf. nicht aktuellen Standes des Verz. § 163 der SBV diese dann wichtigen Fakten. Denn das Verz. § 163 kann und ist wohl oft schon Tage nach der Erstellung durch den AG überholt. Denn AG müssen diese ja nicht tägl. mit möglichen Änderungen ergänzen und tägl. der SBV zur Verfügung stellen. Wichtige Daten in der Schwerbehindertendatei können sich aber ggf. sehr schnell/ kurzfristig ändern.

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mfg Monica

Hallo Monica99,

„Damit fehlen aber wegen des ggf. nicht aktuellen Standes des Verz. § 163 der SBV diese dann wichtigen Fakten. Denn das Verz. § 163 kann und ist wohl oft schon Tage nach der Erstellung durch den AG überholt.“

Der Arbeitgeber ist verpflichtet das Verzeichnis „laufend“ nach § 163 Abs. 1 Satz 1 SGB IX zu führen. Diese Verpflichtung unterliegt der Ordnungswidrigkeit nach § 238 Abs. 1 Nr. 2 SGB IX.

So ein Verzeichnis zu erstellen ist heute kein „Hexenwerk“ dank der eingesetzten Personalverwaltungssysteme und kann auf „Knopfdruck“ erstellt werden. Da sucht keiner mehr in den Personalakten und tippt diese Informationen mit der Schreibmaschine ab. Ob die Liste aktuell ist, wäre deshalb die falsche Frage. Richtiger wäre, ob die Stammdatensätze aktuell gepflegt sind, aus denen das Verzeichnis erstellt wird. Wenn das Verzeichnis nicht „aktuell“ ist, kann es eine Aufgabe der SBV sein, den Arbeitgeber auf seine Verpflichtungen hinzuweisen. Aber der Arbeitgeber kann nur die Beschäftigten verwalten, die ihre Behinderteneigenschaft ihm gegenüber offenbart haben.

Ich vermisse in der Diskussion die Differenzierung nach der Art und Weise der Schwerbehindertenkartei. Wenn die Daten datenmaschinell geführt und ausgewertet werde können, greifen die Schutzmechanismen. Die gute alte handschriftlich geführte Losblattsammlung im Aktenschrank dürfte nicht darunterfallen.

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Gruß
Wolfgang

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