Hallo Barbara,

erst einmal Glückwunsch zum erreichten und Daumendrücken für das kommende.

Die Regelungen für die Versammlung findest Du im § 95 (6) SGB IX. Hier ein Auszug aus dem Knittelkommentar dazu: Versammlung schwerbehinderter Menschen
Die Schwerbehindertenvertretung hat das Recht, mindestens einmal kalenderjährlich eine Versammlung der schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen im Betrieb oder in der Dienststelle durchzuführen. Es liegt im pflichtgemäßen Ermessen der Schwerbehindertenvertretung, ob und wie viele Versammlungen sie durchführen will. Hierbei ist das berechtigte Interesse der schwerbehinderten Menschen zu beachten, über ihre besondere Lage im Betrieb oder in der Dienststelle sowie über anstehende Veränderungen rechtzeitig und ausführlich informiert zu werden. Nur solche zusätzlichen Versammlungen, die einem berechtigten Informationsbedürfnis entsprechen, lösen eine Vergütungspflicht des Arbeitgebers aus (BAG EzA § 43 BetrVG 1972 Nr. 2). 33
Auf Wunsch von mindestens einem Viertel der wahlberechtigten Schwerbehinderten oder des Arbeitgebers ist eine Schwerbehindertenversammlung einzuberufen und der beantragte Beratungsgegenstand auf die Tagesordnung zu setzen (vgl. § 43 Abs. 3 BetrVG, § 49 Abs. 2 BPersVG). 34
An der Versammlung haben alle im Betrieb oder in der Dienststelle beschäftigten schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen, die nach § 94 Abs. 2 SGB IX wahlberechtigt sind, ein Teilnahmerecht. Sie müssen zur Versammlung eingeladen werden. 35
Die Schwerbehindertenversammlung ist nicht öffentlich (vgl. § 42 Abs. 1 BetrVG, § 48 Abs. 1 BPersVG). Der Arbeitgeber ist unter Mitteilung der Tagesordnung einzuladen. Er hat nicht nur ein Rederecht in der Versammlung, sondern auch eine Berichtspflicht gem. § 83 Abs. 3 SGB IX (vgl. Erl. zu § 83 Rdnr. 75 ff.). Teilnahmeberechtigt sind ebenfalls alle Personen, die nach § 99 SGB IX gehalten sind, zur Eingliederung schwerbehinderter Menschen im Betrieb oder der Dienststelle zusammenzuarbeiten. Vertreter der Integrationsämter, der Agenturen für Arbeit und der übrigen Rehabilitationsträger haben auf Einladung durch die Schwerbehindertenvertretung das Recht auf beratende Teilnahme an den Versammlungen. 36
Im Mittelpunkt der Versammlung sollte der Tätigkeitsbereich der Schwerbehindertenvertretung und die Aussprache darüber stehen. Im Übrigen dürfen in den Versammlungen alle Fragen erörtert werden, die zum Aufgabenbereich der Schwerbehindertenvertretung gehören und das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer betreffen. Ebenso können alle tarifpolitischen und wirtschaftlichen Themen Gegenstand der Versammlung sein (vgl. § 45 BetrVG, § 51 BPersVG).

Bitte gerade in deinem Falle auf formelle Richtigkeit achten, nicht dass Du dem AG einen Angriffspunkt wegen Formfehler machst.

PS: Leider wird es aber in Zukunft nicht leichter für Dich und deine Mandatsarbeit werden, wenn es so unglücklich beginnt. Daher solltest Du sobald die Sache rechtlich abgeschlossen ist entsprechende notwendige Fortbildungen besuchen und Dir auch die notwendigen Hilfsmittel (Kommetar und Fachzeitschriften) beschaffen, damit du sachgerecht handeln kannst und dem AG keine Angriffsfläsche bietest. Die notwendigen Fortbildungen kannst Du ja über Hans-Peter Semmler buchen. Es gibt ja auf diesen Seiten auch Empfehleungen zu Kommentaren und Zeitschriften usw.