Programm zur Verwaltung der Mitarbeiter- und Beschlussdaten (Allgemeines)

JS, Land Brandenburg, Thursday, 28.06.2018, 07:35 (vor 3038 Tagen)

Hallo Liebe Forumsmitglieder,

wir wollen BR und auch SBV (in aber jeweiliger Eigenständigkeit - aber beide sollen es nutzen können) ein elektronisch gestütztes Programm zur Verwaltung der Mitarbeiter- und Beschlussdaten einführen.

Außerdem sollte zur Geschäftsführung des BR und auch der SBV (Tagesgeschäft) wesentliche Informationen einpflegbar und auch schnell gefunden werden können.

Wir sind ein Unternehmen mit 700 Mitarbeitern.
Außerdem sollte die Verlinkung von elektonischen (eingescannten) Dokumenten möglich sein.

Kennt jemand von Euch ein entsprechend sinnvolles Programm, oder nutzt jemand von Euch so ein Programm bereits und hat damit positive oder negative Erfahrungen gemacht???


Vielen Dank bereits im Voraus für die Antworten. Dese würden mir sehr weiterhelfen 

Mit freundlichen Grüßen
JS

Programm zur Verwaltung der Mitarbeiter- und Beschlussdaten

der Nordfriese, Friday, 29.06.2018, 13:49 (vor 3037 Tagen) @ JS

Hallo,
das geht mit den Standardanwendungen von Windows/Office.

Ihr solltet Euch jedoch vorab für die jeweilige Interessenvertretung separat einen geschützten Bereich im Netzwerk zuweisen lassen und mit entsprechenden Berechtigungen versehen lassen, wer darf lesen und ändern, wer darf nur lesen.
Dann eine vernünftige Ordnerstruktur anlegen
Beispiel:
Legislaturpereiode/Jahr/Sitzung_Datum
Die Dokumente entsprechend der Zugehörigkeit speichern.
oder je nach Dokumentarten die Struktur anlegen.

Dokumente mit eindeutigen Namen versehen
Beispiel:

Einladung> EINL_2018_07_xx
Protokoll> PROT_2018_07_xx
usw.

So wirst du deine Dokumente schnell finden.

Listen von Mitarbeiterdaten, die für die Interessenvertretung relevant sind, gleich so vom AG erstellen lassen, wie sie benötigt werden. In Excel kann dann nach den jeweiligen Bedürfnissen die Liste erweiter werden und entsprechend der jeweiligen Anforderung gefiltert werden.
Auch lässt sich eine Excelliste mit Mitarbeiterinformationen leicht als Datenquelle für einen Serienbrief verwenden.

Eine Verlinkung zu gescannten Dokumenten (PDF etc.) ist im Office über die Funktion "Hyperlink einfügen" möglich.

Wer mag, kann mal mit dem Office-Produkt "One Note" spielen und schauen ob das was für ihn ist.


Vielleich solltet ihr euch im Gremium einmal eine entsprechende Schulung für die Nutzung der Standardprogramme und die Büroorganisation in der Interessenvertretung genehmigen.

Programm zur Verwaltung der Mitarbeiter- und Beschlussdaten

Hotte, Stuttgart, Friday, 29.06.2018, 15:16 (vor 3037 Tagen) @ der Nordfriese

Hallo,

Listen von Mitarbeiterdaten, die für die Interessenvertretung relevant sind, gleich so vom AG erstellen lassen, wie sie benötigt werden. In Excel kann dann nach den jeweiligen Bedürfnissen die Liste erweiter werden und entsprechend der jeweiligen Anforderung gefiltert werden.
Auch lässt sich eine Excelliste mit Mitarbeiterinformationen leicht als Datenquelle für einen Serienbrief verwenden.
Eine Verlinkung zu gescannten Dokumenten (PDF etc.) ist im Office über die Funktion "Hyperlink einfügen" möglich.


Hey,
wobei dann natürlich sehr genau auf das neue Datenschutzgesetz geachtet werden muss, wenn Mitarbeiterdaten, die vom AG kommen, maschinell weiterverabeitet bzw. ergänzt werden
VG
Hotte

--
Richard v. Weizsäcker:
"Nicht Behindert zusein,ist wahrlich kein Verdienst, sondern ein Geschenk, das jedem von uns jeder Zeit genommen werden kann."

Programm zur Verwaltung der Mitarbeiter- und Beschlussdaten

albarracin, Baden-Württemberg, Sunday, 01.07.2018, 15:28 (vor 3035 Tagen) @ JS

Hallo,

für eine relativ "kleine" SBV mag die vorgestellte Lösung mittels Standardsoftware und zB Excel-Tabellen ausreichend sein. Ab einem gewissen Punkt wird aber die dauernde zeitnahe Eingabe sowie die Pflege des Datenbestandes zeitlich recht aufwendig.
Es gibt aber auch Spezialprogramme für die SBV, die automatische Auswertungen und Terminverfolgung erlaubt und in aller Regel den neuesten Anforderungen wie zB der DSGVO genügen.
Auch das eine oder andere BEM-Programm läßt sich für spezielle SBV-Zwecke "umstricken". Deswegen würde ich an Deiner Stelle eher versuchen, gemeinsam mit dem/der BEM-Verantwortlichen nach einer IT-Gestützten Lösung zu suchen.

Die gemeinsame Nutzung/Anschaffung mit dem BR sehe ich eher kritisch, da die Zwecke zT doch sehr unterschiedlich sind.
Ein BR hat idR nicht die aufwendige Aktenführung für personelle Einzelfälle und eine "Beschlußdokumentation" ist bei der SBV viel weniger aufwendig und formalisiert wie beim BR.

--
&Tschüß

Wolfgang

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