Bei planbaren Verhinderungen (z.B. Urlaub etc.) ist es sinnvoll dies der Geschäftsleitung und dem BR rechtzeitig anzuzeigen.
Beispiel: Von 02.02.-19.02.07 habe ich Urlaub. Herr/Frau ....vertritt mich in dieser Zeit als SchwbV. Geschäftsübergabe findet am 01.02.(Na) und 20.02.(Vo) statt.

Bei nicht planbaren (innerbetrieblichen) Verhinderungen siehe obigen Link.
Bei nicht planbaren (Krankheit) Verhinderungen ist eben auch der Vetreter zu informieren.

Zur "Amtsaufnahme" benötigt der Stelli kein formales Schreiben etc. Es reicht, wenn er weis, dass die SchwbV verhindert ist.

Zum Schluss: Jeder Kommentar (Lektüre der SchwbV) bietet viele Tipps und Antworten zu dem Thema. Solch ein Werk gehört zur Grundausstattung einer SchwbV.

Nach SGB IX tritt der 1.Stellvertretende dann in die Rechte und Pflichten des
Amtes der Vertrauensperson ein, wenn der Vertretungsfall eintritt.
Die Frage ist, wann tritt denn der Vertretungsfall ein> Von welchen (formalen) Vorbedingungen ist dies abhängig>

Dazu ein Beispiel:
Angenommen, die amtierende Vertrauensperson ist tatsächlich verhindert, z.B. wegen Urlaub. In diesen Zeitraum fällt eine BR-Sitzung, zu welcher die VP lt.
Statut zu laden ist. Die amtierende VP kann aber nicht daran teilnehmen. Dann wäre eigentlich der 1.Stelli einzuladen. Muß aber die VP vorher ihre Verhinderung angezeigt haben>

Ist die Anzeige der Verhinderung also eine Vorbedingung, damit der Vertretungsfall formal überhaupt eintreten kann> Oder kennt jemand Konstellationen in welchen der Vertretungsfall quasi automatisch eintritt>

Die Fragestellungen zu Verhinderung bzw. Vertretungsfall sind auch rechtlich durchaus nicht banal, zumal damit eine ganze Reihe von Rechten aber auch Pflichten auf den Stellverteter übergehen.
Gibt es dazu bereits auch schon eine Rechtssprechung>
gruß
tomson