» Ich stelle immer wieder fest, dass einzelne Vorgesetze, Gesprächsnotizen
» von Gesprächen erstellen, sich von den Kollegen danach eine schriftliche
» Bestätigung über das stattgefundene Gespräch geben lassen.
Wenn du es feststellst, dann bist du dabei oder bekommst die Notizen zu sehen. Schweige nicht dazu, sondern sprich das Thema an und frage nach dem Grund der Dokumentierung.
Außerdem unterschreibt man nichts von dem man nicht eine Kopie erhält.

» Diese Gesprächsnotizen, keine Handzettel, sind aber nicht dem Personalbüro
» übergeben worden, sondern lagern irgendwo beim Vorgesetzten.
Jetzt kommt es natürlich auf den Inhalt der Notizen an. Wenn es fachliche Angelegenheiten sind sehe ich kein Problem. Wenn es allerdings ins Persönliche geht, dann ist dagegen was zu unternehmen. Das wäre eine schöne Aufgabe für den BR oder PR. Deren Aufgabe ist es über Gesetze (z.B. Datenschutz) zu wachen.

» Ist eine doppele Führung einer Personalakte erlaubt>
Nein, denn dadurch wäre z.B. das Einsichtsrecht des Betroffenen nicht mehr möglich.

Alles rund um die Personalakte ist im Arbeitsrecht (Kittner/Zwanziger) § 74 nachzulesen.