Hallo Heike,

die gemeinsame Nutzung bezieht sich nur auf die Arbeitsmittel, nicht aber auf Arbeitsunterlagen.
Deswegen müssen die elektronisch gespeicherten SBV-Unterlagen auch im System getrennt gespeichert werden - sei es in einer eigenen Aktei, sei es in einem eigenen Laufwerk - und auch entsprechend ggü. anderen BRM gesichert werden. Und selbstverständlich brauchst Du eine praktikable Lösung, die es Deinem Stelli im Vertretungsfall ohne größeren Zeitverzug ermöglicht, an die notwendigen Unterlagen heranzukommen.
Kurz und gut, Du brauchst nicht zwingend eigenen PC oder Laptop, Du brauchst eine separate gesicherte elektronische Datenablage - schon allein wegen § 155 Abs. 1 SGB IX, eine klare Verpflichtung, die auch ggü anderen BRM gilt, wenn Du als SBV tätig wirst.