Hallo,

"Hausrecht" ist Schritt 2. Schritt 1 wäre für Dich, einen geeigneten Raum zu verlangen, in dem Du zumindest zu bestimmten Zeiten nicht nur vertrauliche Telefongespräche führen , sondern auch vertraulich beraten kannst. Wenn Du dann einen geeigneten Raum hast, dann kannst Du auch das Hausrecht ausüben. Solange Du aber mit anderen Kollegen in einem Raum arbeitest, kannst Du diese natürlich nicht einfach "'rausschmeissen".
Du bist als eigenständige Vertretung auch nicht an die Handlungsweise des BR/PR gebunden. Wenn diese kein Büro wollen, ist das deren Sache.
Und alle deine Unterlagen gehören sicher verwahrt in abschließbare Schränke. Dieses im Interesse des Datenschutzes der Betroffenen durchzusetzen gehört übrigens zu deinen Amtspflichten.