Hallo,
das geht mit den Standardanwendungen von Windows/Office.

Ihr solltet Euch jedoch vorab für die jeweilige Interessenvertretung separat einen geschützten Bereich im Netzwerk zuweisen lassen und mit entsprechenden Berechtigungen versehen lassen, wer darf lesen und ändern, wer darf nur lesen.
Dann eine vernünftige Ordnerstruktur anlegen
Beispiel:
Legislaturpereiode/Jahr/Sitzung_Datum
Die Dokumente entsprechend der Zugehörigkeit speichern.
oder je nach Dokumentarten die Struktur anlegen.

Dokumente mit eindeutigen Namen versehen
Beispiel:

Einladung> EINL_2018_07_xx
Protokoll> PROT_2018_07_xx
usw.

So wirst du deine Dokumente schnell finden.

Listen von Mitarbeiterdaten, die für die Interessenvertretung relevant sind, gleich so vom AG erstellen lassen, wie sie benötigt werden. In Excel kann dann nach den jeweiligen Bedürfnissen die Liste erweiter werden und entsprechend der jeweiligen Anforderung gefiltert werden.
Auch lässt sich eine Excelliste mit Mitarbeiterinformationen leicht als Datenquelle für einen Serienbrief verwenden.

Eine Verlinkung zu gescannten Dokumenten (PDF etc.) ist im Office über die Funktion "Hyperlink einfügen" möglich.

Wer mag, kann mal mit dem Office-Produkt "One Note" spielen und schauen ob das was für ihn ist.

Vielleich solltet ihr euch im Gremium einmal eine entsprechende Schulung für die Nutzung der Standardprogramme und die Büroorganisation in der Interessenvertretung genehmigen.