Hallo,

für eine relativ "kleine" SBV mag die vorgestellte Lösung mittels Standardsoftware und zB Excel-Tabellen ausreichend sein. Ab einem gewissen Punkt wird aber die dauernde zeitnahe Eingabe sowie die Pflege des Datenbestandes zeitlich recht aufwendig.
Es gibt aber auch Spezialprogramme für die SBV, die automatische Auswertungen und Terminverfolgung erlaubt und in aller Regel den neuesten Anforderungen wie zB der DSGVO genügen.
Auch das eine oder andere BEM-Programm läßt sich für spezielle SBV-Zwecke "umstricken". Deswegen würde ich an Deiner Stelle eher versuchen, gemeinsam mit dem/der BEM-Verantwortlichen nach einer IT-Gestützten Lösung zu suchen.

Die gemeinsame Nutzung/Anschaffung mit dem BR sehe ich eher kritisch, da die Zwecke zT doch sehr unterschiedlich sind.
Ein BR hat idR nicht die aufwendige Aktenführung für personelle Einzelfälle und eine "Beschlußdokumentation" ist bei der SBV viel weniger aufwendig und formalisiert wie beim BR.