Hallo,

1.
"Notwendig" im Sinne des Gesetzes ist jedes einzelne Dokument, das der AG im gesamten Verlauf des Verfahrens, beginnend mit der ersten Vorauswahl, für seine Auswahlentscheidung heranzieht.
Du solltest dem AG klarmachen, daß jede nicht vorgelegte Dokument, das im Laufe des Verfahrens entscheidungsrelevant wird, zu einer Unterbrechung bzw. zum kompletten Abbruch und ggfs. Neustart des Bewerberverfahrens führen kann und indirekt evtl. auch zu AGG-Klagen.

2.
Schon vom Gesetz her kann der 31.03. kein "Stichtag" für die Errechnung der Quotenerfüllung an. Der 31.03. ist lediglich der allerletzte Abgabetermin.
Schau Dir mal die Formulare, die der AG auszufüllen hat, genauer an.
Dann wirst Du feststellen, daß zum Einen der Berechnungszeitraum das Kalenderjahr (endend mit dem 31.12.) ist und zum anderen die Quote als Durchschnitt der 12 Kalendermonate ermittelt wird. Da kann der AG nicht mit irgendwelchen "Stichtagen" tricksen, wenn er korrekt ausfüllt.