Hallo Nicki,

zunächst muss man zwischen Abmahnung und Ermahnung unterscheiden. Das schärfere Schwert ist die Abmahnung, die der Kollege nach Deiner Aussage nicht erhalten hat/soll.
Eine Ermahnung ist "nur" den Finger heben, ohne große rechtliche Auswirkungen. An Fristen ist eine Abmahnung oder Ermahnung nicht gebunden. Je später diese Mittel eingesetzt werden, umso schwächer sind die Auswirkungen auf Folgefälle.
Im Prinzip - je später die Ermahnung erfolgt umso wirkungsloser ist sie einzuschätzen.