Hallo Deafsaxonia,
habe mal die diversen Kommentierungen zum SGB bzw. BetrVG (§37 Abs.2) gewälzt.
BetrVG deswegen, weil viele Regelungen für VP darin geregelt sind.

Auszüge daraus:
Wie bei den Betriebsratsmitgliedern ist es ausreichend, wenn sich der Amtsinhaber bei seinem unmittelbaren Vorgesetzten abmeldet, bevor er seinen Arbeitsplatz verlässt, um seiner Tätigkeit nachzugehen. Der Zustimmung des Vorgesetzten bedarf es nicht.
Ist die Notwendigkeit der Freistellung bzw. der Umfang der Abmeldung zwischen der Schwerbehindertenvertretung und dem Arbeitgeber streitig, müssen die Vertrauenspersonen nachweisen, dass sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit den Arbeitsplatz verlassen haben.
Allerdings ist keine minutiöse Liste erforderlich, da andernfalls eine Kontrolle der Arbeit möglich wäre.

Das BR-Mitglied (gilt auch für VP) ist verpflichtet, sich bei seinem Vorgesetzten abzumelden damit dieser entsprechend disponieren kann.
Wie die Abmeldung bewirkt wird, steht dem BR-Mitglied frei. Sie kann auch mündlich erfolgen und muss nicht persönlich durchgeführt werden.
Gleiches gilt vor Antritt einer erforderlichen Reise.

In der Rechtssprechung ist der Begriff "rechtzeitig" schon oft Gegenstand gerichtlicher Auseinandersetzungen gewesen.
Er lässt sich aber nicht in Minuten festschreiben. Kommt eben immer auf die Sachlage an.

Ich betrachte es sinnvoll mit dem Arbeitgeber ein Gespräch zu führen in dem über die Angelegenheit gesprochen wird.

Zielsetzung: Die Arbeit als VP hat Vorrang. Vereinbarungen dazu Im Sinne der KollegInnen unter Einbeziehung der betrieblichen Aspekte.