Moin Roland,
schau mal auf ZB Spezial SBV Wahl 2018 Seite 63.( zu finden auf der Webseite der Integrationsämter)
"Der Wahlleiter hat die Wahlberechtigten in eine Liste aufzunehmen.
Die Wahlleitung darf nur Wahlberechtigte zur Wahlversammlung zulassen.
Sie muss die Wahlberechtigung in der Wahlverssammlung prüfen.

D.h. jeder SB / GL muss zur Wahl seine Bescheide mitbringen um die Wahlberechtigung nachzuweisen.
Damit ist die Personalabteilung aussen vor.
Und einen Wahlvorstand bedarf es nur bei dem Förmlichen Wahlverfahren.Den Wahlleiter bestimmt ihr in der von dir als SBV einberufenen Wahlversammlung.