Nun, ich kenne das in NRW anders:

Da sagt der RP-Vertreter im Ankündigungsschreiben wen er gerne am Tisch sitzen haben möchte.
Der Fragesteller könnte mit der Bezirksregierung Kontakt aufnehmen und um Beteiligung bitten. Wenn diese das positiv sieht, wird sie spätestens am Besuchstag darum bitten, dass die SBV zugezogen wird.

Sollte es sich auch beim Fragesteller um NRW handeln, so ist das Dezernat 56 zuständig.

Hardy