Hallo,

Outlook hat verschiedene Freigabeoptionen für die Einsicht von Mails durch Dritte.
Je nach Optionsstufe können derartige Unterlagen dann durchaus von Dritten mitgelesen werden.

Meinst du z. B. für Vertretungssituationen, damit dem/den Vertreter/n ein Zugriff ermöglicht wird?

Sofern die Aufgabe nicht ausschließlich aus Personalangelegenheiten besteht (was in der Regel bei nicht freigestellten BR/PR/SBV der Fall ist bzw. bei Abteilungsleitern usw, die im Einzelfall mitwirken), ist für diese Zwecke ein gesondertes Postfach einzurichten, auf das die Regelvertreter keinen Zugriff haben.

Eine andere Lösung, die dem Datenschutz als auch den betrieblichen Vertretungsinteressen Rechnung trägt, fällt mir nicht ein.