Moin Westbrink,

sowas ähnliches gib es bei uns im Unternhemen auch.
Bei uns sind Stunden zu melden die über einer Stunde über der normalen Arbeitszeit liegen.
Wenn die nicht gemeldet werden werden die vom Zeiterfassungssystem nicht gewertet.
Ich fülle den Meldebogen aus und Unterzeichne den auch. Als Begrundung schreibe ich: Zur Aufgabenerfüllung der SBV erforderlich gewesen.
Sicher solltest du darauf achten das du deine Amtstätigeit innherhalb deiner normalen Arbeitszeit erledigst.
Aber wie es manchmal so ist (Arbeitgeber lädt zu Termin ein) ist das nicht immer zu schaffen.

LG bifavi