Hallo,

es tut mir leid, aber das hier

Direkt bei den jeweiligen disziplinarischen Vorgesetzten müssen sie sich als "verhindert" erklären.

ist falsch.
Der "disziplinarische Vorgesetzte" hat nichts zu melden bei der Vertretungsregelung der SBV. Der ist nur zuständig dafür, wenn es um eine arbeitsvertraglich geschuldete Leistung geht. Die "Vertretungskette" wird zuerst einmal nur innerhalb der SBV ausgelöst und weitergegeben.
Bei planbarer Verhinderung gilt auch die Pflicht des § 178 Abs. 1 Satz 5 SGB IX
http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/__178.html
zur Abstimmung untereinander - d.h. der/die vertretende stellv. VP muß in die laufenden und ggfs. anstehenden Vorgänge eingewiesen werden (LPK-SGB IX, Düwell, § 95 Rn 25).
Ggfs. muß sich die Verhinderungsvertretung ggü. dem AG auch ausdrücklich melden.