Hallo Andrea,
»
» nur noch ergänzend:
» Die BEM-Akten befinden sich so lange bei mir, bis sie abgeschlossen sind,
» dann werden Sie an den Betriebsarzt weitergeleitet, der sie gesondert
» verwahrt.,

Sorry, das ist nicht sauber. Die BEM-Akten gehören zur Personalakte. Dort müssen sie aber vor unberechtigten Zugriff extra geschützt sein. Bei uns sind diese Akten per zusätzlichen Passwort geschützt.

» Bei BEM-akten, bei denen es sich um Schwerbehinderte handelt, behalte ich
» die Unterlagen in meiner Funktion als Schwerbehindertenvertretung bei mir,
» damit ich jederzeit Zugriff auf den Vorgang habe.

BEM-Akten - siehe oben

Gleichzeitig brauche ich
» einen Überblick in meiner Aufgabe als Leitung des BEM was die Zuschüsse
» betrifft. Dies ist nämlich auch meine Aufgabe, die Zuschüsse vom
» Integrationsamt zu überwachen bzw. bei Bedarf neu zu beantragen, bzw. zu
» verlängern.

Da hat sich der AG aber sehr schlau aus der Veranwortung gestohlen und dir das Risiko und die Hfatung aufs Auge gedrückt

»
» Unsere Betriebsvereinbarung zu BEM ist mehrfach diskutiert worden mit
» Datenschutzbeauftragten, Integrationsamt und Gewerkschaft. ich denke, dass
» das im wesentlichen passt. Die Ansprüche, die die stv. Personalleiterin nun
» erhebt, nämlich Einblick in die gesamten BEM-Akten ist in der BV nicht
» geregelt bzw. vorgesehen. Die Verantwortung trägt für die einleitung der
» Maßnahmen in erster Linie ich -nicht als SBV sondern als Mitarbeiterin, die
» explizit für BEM zuständig ist.

Letztendlich trägt der Arbeitgeber die Verantwortung. Der AG-Beauftragte ist laut deinen Angaben Mitglied vom BEM-Team. Damit hat er kraft Amtes Anspruch auf alle Unterlagen.

Wie läuft das denn mit den nicht sb Mitarbeitern, die länger als 6 Wochen krank sind> Bekommst du da vom P-Bereich die Informationen und leitest das BEM ein>

» irgendwie habe ich das Gefühl, dass man das Verfahren unseres BEMs nicht
» richtig nachvollziehen kann, aber vielleicht drücke ich mich auch nicht
» deutlich genug aus.

Das Forum kann nur das beurteilen, was an Informationen vorliegt. Aber bitte immer daran denken:
Betriebsvereinbarungen können Gesetze nicht aushebeln

» Ich bin mir sicher, dass ich auf dem richtigen Weg bin, wenn auch das eine
» oder andere noch ausgefeilt werden muss, das ist mir auch klar. doch
» Datenschutz und Schweigepflicht ist für mich das höchste Gut und das werde
» ich auch verteidigen.

Dies ist aber immer zweiseitig. Nur mit dem Hinweis auf Datenschutz kannst du einem Mitglied des BEM Teams keine Informationen verweigern, oder entscheiden welche BEM-Infos er erhält und welche nicht

Hätte ich dies in all den Jahren nicht getan, hätten
» mir die Kollegen schon längst das Vertrauen entzogen und mich nicht mit
» mehr als 90% erneut gewählt.

Du wurdest doch als Leitung BEM-Team von AG beauftragt, Bitte nicht mit der SBV-Tätigkeit vermischen. Du bist SBV, BR und BR-Sekretärin, also alles Tätigkeiten für den Arbeitnehmer. Dann bist du Leitung BEM-Team Also eigentlich eine Tätigkeit für eine Pflicht des Arbeitgeber. Als BR-Sekretärin ist der BRV dein Dienstvorgesetzter. Wer ist dein Dienstvorgesetzter als Leitung BEM. Wer hat dir diese Aufgabe explizit übertragen>

Mein persönlicher Eindruck bisher ist, das du/ihr euch auf äusserst dünnen Eis bewegt. Wenn es mal schiefgehen sollte, und ein Mitarbeiter den juristischen Weg beschreitet, könnte es sehr eng werden. Sowohl für dich, was die persönliche Haftung betrifft, als auch generell für deinen AG und dem AG-Beauftragten

VG
Hotte