Sich strikt ans Gesetz zu halten, bringt keinen weiter!

An sich würde ich dir darin sogar zustimmen, aber hier passt es nun wirklich nicht, weil du quasi in einem Atemzug Datenschutz als heiligen Gral erklärst und zugleich als ziemlich nachrangig, wenn er deine Arbeit kompliziert:
Du pochst akribisch aufs Gesetz in Sachen Datenschutz (!) wegen eventuellen Einblick-Möglichkeiten der IT, aber im gleichen Thread pfeifst du aufs Gesetz in Sachen Datenschutz (!) wegen sogar ganz sicheren Einblick-Möglichkeiten des Stellvertreters ... (*)

Du verstehst hoffentlich, warum hier der Eindruck entsteht, dass du dir selber recht massiv widersprichst und es dir nicht wirklich um den Datenschutz gehen kann, sondern nur ums Prinzip an sich, außer es beeinträchtigt deinen Komfort!

(*) Deine Einholung von Einverständnisse aller Betroffenen hat einen entscheidenden Haken: du kannst in keiner Weise vermeiden, dass immer wieder mal Daten in den Ordner und somit zur Kenntnis des Stellvertreters gelangen, für die du noch kein ausdrückliches Einverständnis der Zugänglichmachung gegenüber deinem Stelli einholen konnstest, nämlich wenn "neue Namen" in den Listen des AG auftauchen oder mal wieder ein Gleichstellungsantrag von einem MA hereinflattert (sofern du den Vorgang auch im Ordner ablegst), der bislang nicht zu deinen Schäfchen gehörte ...