Ein differenziertes Betrachten kann hilfreich sein?

Meistens. Und von vornherein mitgeteilte Details wären dabei hilfreich oder sogar zwingende Voraussetzung, wenn die anfangs weggelassenen Details signifikant für das Verständnis der Schilderung der Situation sind.

Ich schätze, den Ausflug zum Einblick für den Stellvertreter haben wir damit durch, also zurück zur IT:
Eine Lösung, dass die IT dir den Ordner einrichtet und - auf deine schriftliche Info/Aufforderung - dort auch Stellvertreter als weitere Berechtigte hinzufügt oder entfernt (wofür sie wiederum administrative Berechtigungen eben auch für diesen SBV-Ordner benötigt), dürfte durchaus branchenüblich und normal sein.
Es geht auch anders, aber an sich so ziemlich immer (deutlich?) umständlicher und aufwändiger, mithin leider auch fehleranfälliger. Auch wäre dabei zu überlegen, wie die IT dann ihrem Auftrag nachkommen kann, Datensicherheit und -verfügbarkeit mittels Backup sicherzustellen.

Die wohl beste Option für dich wäre dann vermutlich die zuvor schon genannte Option mit den verschlüsselten Containern (via VeraCrypt o.ä.). Dann könnte die IT den Ordner an sich sehen und dort ggf. auch den Container, Letzteren aber nur "von außen", sie hätte also keinen Zugriff und Einblick auf die Strukturen innerhalb des Containers.
Je nach eingesetzter Technik kommen natürlich auch andere Möglichkeiten in Betracht, den Inhalt des SBV-Ordners zu verschlüsseln.