Moin Moin Hotte,

wenn ein Verhinderungsfall eintritt, kann aber die Vetrauensperson unter Umständen die Zugriffsrechte etc. nicht mehr regeln.Ich gebe Dir Recht, in der Arbeitszeit hat ein/e Vertreter/in, die/der nicht herangezogen ist, nicht die Berectigung, sich auszuklinken, um auf das Laufwerk zu gehen. Trotzdem muss gerade für den spontanen Verhinderungsfall der Zugriff auf die Daten vorher geregelt sein.
Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Anhörung eines Schwerbehinderten um 8 Uhr am morgen, nach Sachverhalt Kündigung möglich. Vertrauensperson will den Termin selber wahrnehmen, muss sich aber wegen nächtlicher Magen-Darm-Erkrankung abmelden. Dann muss die/der Vertreter/in wissen, wie er/sie an die Daten kommt!

Schlüssel übergeben geht nicht, da Vertrauensperson nicht vor Ort. Daher hat in unserem Großbetrieb jede/r Stellie einen Schlüssel für das Büro und Zugriffsrechte auf das Laufwerk. Anders ist es bei über 500 Schwerbehinderten, wo immer durch Notfälle, Anhörungen, Gespräche mit Arbeitgeber aufgrund aktueller Vorkomnisse sich Terminverschiebungen ergeben und somit auch Verhinderungsvertretungsfälle jederzeit eintreten können, aus meiner Sicht nicht zu regeln.
Nur die jeweilige Vertrauensperson kann beim Rechenzentrum beantragen, wer Zugriff auf das Laufwerk der SBV haben darf. Dieses ist bei uns nur schriftlich auf einem Formnlatt möglich und kommt somit im spontanen Verhinderungsfall zu spät.

Dass alle Stellies auf die Schweigepflicht hingewiesen wurden, ist selbstverständlich.

Liebe Grüße

Hendrik