Moin,

als Stellvertreter bin ich in die Arbeit eingebunden (250 Personen s+g). Bei planbaren Abwesenheiten gibt es eine Übergabe mit Hinweisen auf anliegende Fälle und anstehende Termine. Umgekehrt mache ich mir Notizen in Vertretungszeiten, um bei der planbaren (Rück-) Übergabe berichten zu können, was in der Zeit passiert ist.

Sollte der schlimmste Fall einher "spontanen" Vertretung eintreten, so liegt der Terminkalender auf dem Schreibtisch der SV. Einen Schlüssel für den Aktenschrank habe ich. Und über die laufenden Fälle bin ich dank der Vertrauensperson so weit informiert, dass ich grob den aktuellen Sachstand zur Fallakte habe. Spannend ist die Frage, wie lange die "spontane" Vertretung dauert. Kurzfristig kann ich unter Umständen Termine oder Gesprächsrunden mit oder zu einzelnen Personen schieben. Dauert es länger und ich bekomme keinen Input meiner Vertrauensperson per Telefon oder Mail, bleibt nur der gekonnte Sprung vom 10-Meter-Brett in das eiskalte Wasser.

Unsere Schwachstelle ist die EDV. Ein eigenes Laufwerk sieht der nächste Stufenvertreter als nicht notwendig an. Muster oder Entwürfe des Anderen kann der Gegenpart somit nicht abrufen und nutzen.
Und wenn die lieben Kolleginnen und Kollegen die abwesende Person persönlich per Mail anschreiben und nicht die Sammeladresse nutzen, so kann der Gegenpart auf diese Anfragen / Antworten ebenfalls nicht reagieren. Und nur bei planbarer Abwesenheit ist ein Abwesenheitsanzeiger eingestellt!! Hier arbeiten wir schon seit Jahren gegen die Windmühlen der Gewohnheit.

Und im "allerschlimmsten" Fall, dass wir beide fehlen, kann der Pförtner auf unsere Bitte per Telefon den Raum öffnen und das Telefon an den Betriebsrat umstellen, damit wenigstens auf diesem Wege nicht alle Anfragen im Nichts verschwinden.

Aus meiner Sicht ist es in Vertretungszeiten wichtig, wie eng die Vertrauensperson mit der Stellvertretung zusammenarbeitet und diese informiert. Ist das Verhältnis gut und die Vorgehensweise in Einzelfällen bekannt, kann mensch problemlos eine Vertretung übernehmen. Ist die Vertrauensperson streng nach Gesetz nur allein tätig und gibt nichts an die Stellvertretung weiter, so kann es für die Arbeit und das Ansehen der SV bei "ungeplanten" Abwesenheiten schnell für alle Betroffenen schwierig werden.
Derartige Fälle wurden schon im Forum mit ihrer negativen Seite angesprochen.

Gruß von der Watrerkant
KaivonderKüste