Ich sage erst mal allen Antworter/innen vielen Dank.

Dann will ich auch mal konkreter schreiben wir das bei uns gehandhabt wird.

Ich bzw. wir handhaben das auch so das alle Stellvertreter auf die Systeme Zugriff haben und wissen wie sie zugreifen müssen wenn der Vertretungsfall eintritt. Und Ihnen ist auch klar das ein Zugriff nicht korrekt ist wenn sie nicht jeweils im Amt sind.

Da wir über verschiedene Standorte verteilt sind haben wir eine elektronische Plattform auf Scharepoint und eine Sammelmailbox.

Allerdings tauschen wir uns nicht regelmäßig über die Fälle aus wegen Datenschutzgründen. Es gibt nur eine Übergabe vor einer geplanten Abwesenheit.