Moin Moin,

eine kleine Einschätzung aus meiner Seite:

Die Vertrauensperson muss sich als verhindert erklären. Geht sie diesen Schritt nicht, bis Du auch nicht im Amt. Daher kann auch, falls der Arbeitgeber Dich sonst nicht freigestellt hat und Du nur für diesen Vertretungsfall vom Arbeitgeber von Deinen arbeitsvertraglichen Verpflichtungen entbunden wurdest, es aus meiner Sicht rechtliche Konsequenzen geben. Den Antrag auf Freistellung als Verhinderungsvertretung kann man nur im Verhinderungsfall stellen.
Such als erstes unverzüglich das Gespräch mit der Vertrauensperson. Erklärt diese sich rückwirkend als verhindert, bist Du zu Recht im Amt. Sie kann dann erklären, dass Sie nur vergessen hat, dieses dem Arbeitgeber mitzuteilen.
Dabei kann auch die Situation mit den Schlüsseln geklärt werden.
Teilt Sie dem Arbeitgeber ihre Verhinderung mit den oben stehenden Erläuterungen mit, ist der Sachverhalt aus dieser Ebene geheilt.

Sollte sie sich nicht für verhindert erklären, musst Du mit dem Arbeitgeber reden, weil Du zu Unrecht im Amt bist.
Solltest Du den Antrag auf Freistellung als Verhinderungsvertretung gestellt haben, such bitte zeitnah das Gespräch mit dem Arbeitgeber. Wenn der Arbeitgeber Dich von sich aus freigestellt haben sollte, würde ich ihm den Sachverhalt auch erläutern. In beiden Fällen müsst Ihr nach einer Lösung suchen.
Nebenbei: Alle Beschlüsse, die Du als Verhinderungsvertretung gefasst hast, sind in diesem Fall rechtlich angreifbar.

Suchst Du nicht das Gespräch und die Vertrauensperson erklärt dem Arbeitgeber, dass sie in der derzeitigen Abwesenheit nicht verhindert und Du somit nicht im Amt warst, dann war Deine Tätigkeit keine Arbeitszeit, was Konsequenzen bis hin zur Nacharbeit derselben im eigentlichen Beruf und arbeitsrechtliche Schritte des Arbeitgebers nach sich ziehen kann.

Kleine Argumentationshilfe:
Da die Vertrauensperson ab 100 Schwerbehinderten freigestellt ist, ist allerdings auch klar, dass bei 340 mehr als 1 Freistellung erforderlich ist, wobei dies nicht genauer gesetzlich geregelt ist. Daher kann der Arbeitgeber mit der Vertrauensperson als "weitergehende Vereinbarung" auch über eine weitere Freistellung reden (vgl. § 179,4 SGB IX).

Liebe Grüße

Hendrik