Natürlich entscheidet die gewählte Vertrauensperson, wann sie Unterstützung bzw. eine Vertretung durch die gewählten Stellvertreter braucht.
Wenn sie für ihre Aufgaben auch im Urlaub weiterhin für den Arbeitgeber und die schwerbehinderten Beschäftigten zur Verfügung steht, dann ist sie auch nicht verhindert.
Allerdings wenn sie bei dieser Betriebsgröße nicht regelt, wie das Amt während ihrer (geplanten oder auch ungeplanten) Verhinderung (z.B. durch Urlaub oder bei Krankheit) wahrgenommen wird bzw. mittels Zugang zu den Unterlagen auch wahrgenommen werden kann, dann stimmt was nicht. Nicht nur Sie ist von den schwerbehinderten Beschäftigten gewählt und legimitiert, auch ihr 1. Stellvertreter wurde von den schwerbehinderten Beschäftigten als ihr stellvertretender Interessenvertreter bestimmt.
Ob das der Vertrauensperson nun gefällt oder auch nicht.

2018 wurde durch das BTHG vom Gesetzgeber die Grenzen für eine Freistellung und eine Inanspruchnahme der gewählten Stellvertreter deutlich nach unten korrigiert.
Ab 100 schwerbehinderten Beschäftigten besteht der Anspruch auf eine Vollfreistellung der Vertrauensperson und ab jeweils 100 schwerbehinderten Beschäftigten kann ein (weiterer) Stellvertreter für die Aufgaben herangezogen werden - nicht nur bei einer Verhinderung der Vertrauensperson!
Der Gesetzgeber ist also schon sehr weit davon entfernt der Ansicht zu sein, dass man bei 340 schwerbehinderten Beschäftigten oder Gleichgestellten seinen 1. Stellvertreter nicht hinzuziehen muss.

Es weckt schon sehr den Eindruck, wenn bei 340 schwerbehinderten Beschäftigten dem 1. Stellvertreter während des Urlaubs nicht mal den Schrankschlüssel zu den Unterlagen ausgehändigt wird, dass hier jemand sein Amt nicht in dem Sinne ausübt, wie es der Gesetzesgeber angelegt hat und mit erforderlichen Privilegien ausgestattet hat.
Und hier sind meines Erachtens dann auch die entsprechenden Schritte notwendig.