Hallo XX, ergänzend zu Phönix und Cebulon:
Weder können dich Amtsleitung oder PR mit SBV-Tätigkeiten "beauftragen" noch kann dir der PR ein "Sondermandat" einräumen.
Denn entweder ist die Vertrauensperson verhindert und du rückst automatisch nach mit allen rechten und Pflichten oder sie ist nicht verhindert und dann bist du raus.

Wenn deine/eure VP persönliche Daten per RUndmail verteilt, ist das ein Verstoß - aber wenn PR oder Amtsleitung dich widerrechtlich einbeziehen und dir dabei sensible, vertrauliche Daten (wie eben Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden) zur Kenntnis gelangen, so ist auch dies ein Datenschutzverstoß.

Alles in allem eine sehr unschöne Situation vor allem für die von ihm/euch vertretenen Schwerbehinderten und Gleichgestellten, aber deine Einflussmöglichkeiten sind leider nur gering.